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Es gibt eine Pflicht aus der KI-Verordnung, die bereits seit dem 2. Februar 2025 gilt — und die in den meisten Kanzleien, mit denen wir sprechen, noch niemand systematisch umgesetzt hat: die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4. Sie betrifft nicht nur Softwarehersteller. Sie betrifft jede Kanzlei, in der Mitarbeitende mit KI arbeiten — und das sind nach aktuellen Erhebungen über neun von zehn.
Das Bemerkenswerte daran: Während über Bußgelder und Hochrisiko-KI viel geschrieben wird, ist ausgerechnet die Pflicht, die längst gilt, weitgehend unbekannt. Dieser Beitrag ordnet ein, was Artikel 4 tatsächlich verlangt, was die Omnibus-Einigung vom Juni 2026 geändert hat — und wie Kanzleien KI-Kompetenz so aufbauen, dass sie nicht nur eine Pflicht erfüllt, sondern einen Vorsprung begründet.
Was Artikel 4 verlangt — und wen er trifft
Die KI-Verordnung definiert KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die eine informierte Nutzung von KI-Systemen ermöglichen — einschließlich des Bewusstseins für Chancen, Risiken und mögliche Schäden (Art. 3 Nr. 56 KI-VO). Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber, diese Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden zu fördern.
Der entscheidende Punkt für Kanzleien steckt im Wort Betreiber: Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzt. Eine Kanzlei, in der mit ChatGPT Entwürfe entstehen, ein Legal-AI-Workspace läuft oder die Kanzleisoftware KI-Funktionen mitbringt, ist Betreiberin — unabhängig davon, ob sie je eine Zeile Code geschrieben hat.
Dabei lässt die Verordnung bewusst Spielraum: Weder Inhalte noch Formate sind vorgeschrieben, eine bestimmte Zertifizierung wird nicht verlangt. Zu berücksichtigen sind vier Faktoren — das technische Vorwissen der Mitarbeitenden, ihre Ausbildung, der konkrete Nutzungskontext und die Personen, die von den KI-Ergebnissen betroffen sind. Für Kanzleien heißt das übersetzt: Die Messlatte liegt dort, wo KI auf Mandatsarbeit trifft — und Mandanten sind fast immer Betroffene.
Was die Omnibus-Einigung 2026 geändert hat — und was nicht
Im Juni 2026 hat das EU-Parlament die sogenannte Digital-Omnibus-Einigung gebilligt, das erste große Änderungspaket zur KI-Verordnung. Drei Dinge sollten Kanzleien daraus mitnehmen:
- Die Kompetenzpflicht bleibt. Sie wurde sprachlich entschärft — Betreiber müssen KI-Kompetenz künftig „unterstützen“ statt „sicherstellen“ —, aber sie gilt fort. Die Datenschutzaufsicht auf EU-Ebene hatte sich gegen jede Abschwächung ausgesprochen.
- Die Transparenzpflichten kommen jetzt. Ab dem 2. August 2026 greift Artikel 50: Wer Chatbots oder KI-generierte Inhalte einsetzt, muss das kennzeichnen. Für Kanzleien relevant: der Chat-Assistent auf der Website, der Voice Agent am Telefon, KI-generierte Beiträge.
- Verschoben wurden nur die Hochrisiko-Fristen (Anhang III auf Dezember 2027) — relevant etwa für KI in der Bewerberauswahl. Eine Entwarnung für die Alltagspflichten ist das ausdrücklich nicht.
Verschoben wurde, was die wenigsten Kanzleien betrifft. Was alle betrifft, gilt bereits.
Die ehrliche Einordnung: kein Bußgeld — aber drei reale Risiken
Zur Wahrheit gehört, was seriöse Berater von Panikmachern unterscheidet: Für einen Verstoß gegen Artikel 4 sieht die Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Wer Kanzleien mit Abmahn-Szenarien zur Schulung drängt, argumentiert unsauber.
Die tatsächlichen Risiken sind leiser — und für eine Kanzlei gravierender. Erstens die Haftung: Arbeitet ein Mitarbeiter ungeschult mit KI und übernimmt eine halluzinierte Fundstelle ins Mandat, stellt sich die Frage des Organisationsverschuldens — die anwaltliche Sorgfaltspflicht verlangt, Werkzeuge zu beherrschen, die man einsetzt; das galt vor der KI-VO und gilt mit ihr erst recht. Zweitens die Verschwiegenheit: Ohne klare Regeln landen Mandatsdaten in offenen Systemen — ein Berufsrechts- und DSGVO-Problem, das keine Schulungslücke entschuldigt. Drittens die Nachweisbarkeit: Die DSGVO-Rechenschaftspflicht und im Ernstfall Versicherer und Gerichte fragen, was die Kanzlei getan hat, um KI-Einsatz zu ordnen. „Wir hatten das nicht geregelt“ ist dann die teuerste aller Antworten.
KI-Kompetenz in vier Stufen: das Modell für Kanzleien
Aus unserer Arbeit mit Kanzleien — und aus der Systematik der KI-Transformations-Praxis — hat sich ein gestuftes Modell bewährt, das die Anforderungen von Artikel 4 in eine praktikable Ordnung bringt:
- Verstehen — Grundkompetenz für alle. Jede Person in der Kanzlei, von der Assistenz bis zur Partnerin, kennt die Grundlagen: was generative KI kann, wo sie systematisch irrt (Halluzinationen, veraltete Daten, Verzerrungen) und warum Mandatsdaten nichts in offenen Systemen verloren haben. Das ist eine halbtägige Schulung, kein Studium — aber sie ist das Fundament von allem.
- Anwenden — sichere Nutzung im Alltag. Wer täglich mit KI arbeitet, braucht mehr: sauberes Prompting (bis hin zum Legal Prompting), den Umgang mit den freigegebenen Werkzeugen, das Wissen, welche Aufgabe welches Werkzeug verträgt — und die Routine, jedes Ergebnis fachlich zu prüfen, bevor es das Haus verlässt.
- Steuern — Leitlinie und menschliche Aufsicht. Die Kanzlei regelt schriftlich, was erlaubt ist, und legt die Kontrolltiefe je Anwendung fest. Bewährt ist die dreistufige Logik der menschlichen Aufsicht: Bei allem mit Mandatsbezug entscheidet der Mensch final (Human-in-the-Loop), bei unterstützenden Prozessen überwacht er und kann eingreifen, und die Gesamtverantwortung — welches System überhaupt läuft — bleibt jederzeit bei der Kanzleiführung. Für anwaltliche Arbeit ist die erste Stufe nicht verhandelbar.
- Verantworten — Nachweis und Aktualität. Schulungen werden dokumentiert (wer, wann, was), die Leitlinie wird gepflegt, neue Werkzeuge durchlaufen eine kurze Freigabeprüfung, und jemand trägt erkennbar den Hut. Damit ist die Rechenschaft erfüllt — und die Kanzlei behält die Kontrolle über eine Landschaft, die sich im Monatsrhythmus ändert.
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Eine Leitlinie ohne Grundverständnis wird ignoriert, Dokumentation ohne Leitlinie dokumentiert Chaos. Wer die Stufen von unten nach oben aufbaut, erfüllt Artikel 4 nebenbei — und gewinnt das, worum es eigentlich geht.
Vom Pflichtprogramm zum Vorsprung
Denn das ist die eigentliche Pointe: KI-Kompetenz ist kein Compliance-Kästchen, sondern die Voraussetzung dafür, dass sich der KI-Einsatz einer Kanzlei überhaupt rechnet. Geschulte Teams nutzen die Werkzeuge produktiv statt heimlich, machen weniger Fehler, und die Kanzlei kann Mandanten gegenüber selbstbewusst vertreten, wie sie mit KI arbeitet — ein Vertrauenssignal, das immer häufiger aktiv nachgefragt wird. Woran KI-Einsatz in Kanzleien wirklich scheitert, haben wir an anderer Stelle beschrieben: fast nie an der Technik, fast immer an Führung und Befähigung. Artikel 4 verpflichtet Kanzleien im Grunde nur zu dem, was wirtschaftlich ohnehin vernünftig ist.
Was das für Ihre Kanzlei bedeutet
Wenn Ihre Kanzlei KI einsetzt — und sei es nur ChatGPT für Entwürfe —, gilt die Kompetenzpflicht bereits heute für Sie. Der Aufwand, sie zu erfüllen, ist überschaubar: ein gestuftes Schulungskonzept, eine gelebte Leitlinie, ein dokumentierter Umgang mit neuen Werkzeugen. Genau das bauen wir mit Kanzleien im Baustein Leadership unseres Operations-Feldes auf — von der Grundschulung über Legal Prompting bis zur KI-Leitlinie, die zur Kanzlei passt statt aus dem Musterordner zu stammen.
Und mit Blick auf den 2. August 2026 lohnt ein zweiter Kalendereintrag: Wer Chatbots, Voice Agents oder KI-generierte Inhalte nutzt, sollte die Kennzeichnung bis dahin geregelt haben. Beides zusammen — Kompetenz im Team, Transparenz nach außen — ist keine Bürde, sondern die Grundausstattung einer Kanzlei, die im KI-Zeitalter erste Wahl bleiben will.
Was Sie noch wissen sollten.
Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für kleine Kanzleien?
Ja. Art. 4 KI-VO knüpft nicht an die Größe an, sondern an den Einsatz: Wer als Betreiber KI-Systeme nutzt — und das ist jede Kanzlei, in der mit ChatGPT, einem Legal-AI-Workspace oder KI-Funktionen der Kanzleisoftware gearbeitet wird —, muss die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden fördern. Der Umfang darf zur Kanzlei passen: Eine Drei-Personen-Einheit braucht keine Schulungsabteilung, aber ein nachweisbares Grundkonzept.
Drohen Bußgelder, wenn eine Kanzlei Art. 4 nicht umsetzt?
Für Art. 4 selbst sieht die KI-Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor — Panikmache ist hier fehl am Platz. Die realen Risiken liegen woanders: Wer Mitarbeitende unqualifiziert mit KI arbeiten lässt, riskiert Fehler im Mandat (Haftung, Organisationsverschulden), Verstöße gegen Verschwiegenheit und DSGVO — und steht im Streitfall ohne Nachweis da, seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen zu sein.
Was hat die Omnibus-Einigung 2026 an der Kompetenzpflicht geändert?
Die im Juni 2026 vom EU-Parlament gebilligte Digital-Omnibus-Einigung hat Fristen für Hochrisiko-KI verschoben (Anhang III auf Dezember 2027) — die KI-Kompetenzpflicht aber bestehen lassen. Sie wurde lediglich sprachlich entschärft: Betreiber müssen die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden künftig „unterstützen“, statt ein bestimmtes Niveau sicherzustellen. An der praktischen Konsequenz für Kanzleien ändert das wenig: Ohne Schulung und Leitlinien bleibt jeder KI-Einsatz ein unkalkuliertes Risiko.
Reicht eine einmalige KI-Schulung aus?
Formal schreibt die Verordnung kein Format vor. Praktisch reicht eine Einmal-Schulung nicht: Die Werkzeuge ändern sich im Monatsrhythmus, und Art. 4 verlangt, technisches Vorwissen, Nutzungskontext und die betroffenen Personen zu berücksichtigen. Bewährt hat sich ein gestuftes Modell — Grundverständnis für alle, vertiefte Anwendungskompetenz für die, die täglich mit KI arbeiten, plus eine lebende KI-Leitlinie und regelmäßige Auffrischung.
Was sollte eine KI-Leitlinie der Kanzlei regeln?
Mindestens: welche Werkzeuge für welche Aufgaben zugelassen sind, was mit Mandatsdaten geschehen darf (in offene Systeme: nichts), wie KI-Ergebnisse geprüft werden (finale Verantwortung beim Berufsträger), wann KI-Einsatz gekennzeichnet wird, wer über neue Tools entscheidet und wie Schulungen dokumentiert werden. Eine gute Leitlinie passt auf wenige Seiten — entscheidend ist, dass sie gelebt und aktuell gehalten wird.
